• English
  • Română

Management Retail și Carburanți

POS – Casă de marcat

Aplicația POS reprezintă interfața principală pentru vânzările din magazin. Aceasta integrează funcțiile necesare pentru a vinde atât carburant cât și produse sau servicii, pentru a monitoriza curtea stației în timp real și pentru a urmări întreaga activitate a casierilor astfel încât să permită controlul numerarului și reconcilierea schimburilor. Toate evenimentele din POS sunt stocate în timp real in baza de date a sistemului, informațiile fiind mai departe disponibile in aplicația BackOffice.

Aplicația este optimizată pentru folosirea cu ecrane sensibile la atingere, având o deosebită ergonomie atât pe partea vizuală cât și pe partea operațională, ceea ce îi ajute pe casieri să vadă cu ușurință starea curții stației și a vânzării curente și de asemenea să navigheze prin aplicație, să adauge sau să elimine articole sau metode de plată. Este de asemenea suportată operarea normală cu ajutorul unui mouse și a unei tastaturi, existând scurtături de taste pentru toate funcțiile importante.

Aplicația este dezvoltată folosind cele mai avansate tehnologii, limbaje de programare și paradigme disponibile la acest moment, oferind un sistem ce va ține pasul cu viitor și ce poate fi întreținut și extins cu ușurință.

Pentru securitate, toți casierii trebuie să aibă un utilizator valid creat în BackOffice. Aceasta permite urmărirea activității tuturor casierilor și păstrarea unei evidențe clare a numerarului de la deschiderea și închiderea turei.

Aplicația POS împreună cu o imprimantă fiscală și un ecran client compun Aparatul de Marcat Fiscal și sunt autorizate de autoritățile mandatate din România pentru a fi folosite într-o stație de distribuție en-detail de carburanți.

Funcțiile principale oferite de Casa de Marcat sunt:

Procesare Vânzări

  • Vânzări combinate de carburant, produse sau servicii
    • O vânzare poate conține o alimentare cu carburant și multiple articole din magazin, produse restaurant/cafenea și servicii
  • Selecția articolelor poate fi efectuata cu ajutorul butoanelor de alimentări carburant, cu butoanele de selecție rapidă, cod PLU, Cod de Bare sau căutând după numele unui produs
    • Pentru fiecare alimentare cu carburant este generat dinamic un buton ce conține toate informațiile necesare pentru casier
    • Selecția unui produs cu ajutorul unui cod de bare poate fi făcută prin scanarea codului de bare al produsului cu ajutorul unui cititor de cod de bare, sau prin introducerea manuală a codului de la o tastatură numerică standard sau cu ajutorul tastaturii virtuale în cazul ecranelor sensibile la atingere
    • Selecția articolelor pe baza denumirii permite casierilor să efectueze operațiuni de căutare în catalogul de produse după denumirea produsului dorit. Spre deosebire de selecția produsului folosind codul complet al produsului, în acest caz selecția poate fi făcută introducând o parte din denumirea produselor. Vor fi afișate în listă toate produsele găsite în catalog ce conțin în denumirea lor grupul de caractere introduse.
    • În lista de rezultate, pentru fiecare articol căutat cu ajutorul uneia dintre metodele de mai sus, sunt afișate toate informațiile necesare unei identificări corecte: preț, cantitate în stoc, cod, detalii, scurtă descriere, etc.
  • Control pompe de carburant
    • Start / Stop toate
    • Stop / Start pompă individuală
    • Autorizare pompă cu valoare prestabilita
    • Setare mod de lucru pompe – preplată, plată după alimentare, combinații
    • Semafor vizual pentru starea fiecărei pompe
    • Selecția diverselor Moduri de Operare Stație (ex. Mod Noapte – este necesară autorizarea prealabilă a casierului pentru a putea începe alimentările, Mod Zi – pompele sunt autorizate în mod implicit)
  • Vânzare în așteptare (parcată)
    • In cazul unei probleme cu plata, casierul poate pune în așteptare vânzarea curentă fără a pierde articolele din ea, în acest timp putând servi un alt client
  • Eliminare articol din vânzare
    • Casierul poate elimina orice articol de pe vânzarea curentă (acestea se înregistrează și raportează)
  • Emitere automata / manuală a chitanței
  • Vânzare cantitate fracționată (pentru produsele cântăribile)
    • Aplicația permite introducerea cantității exacte ce va fi vândută pentru un produs (Ex.: produse cântăribile precum fructe, legume, etc.)
  • Produse speciale
    • Viniete (taxă de drum) – integrare cu SCALA Romania
      • România
      • Ungaria
      • Bulgaria (în viitorul apropiat)
    • Taxă Pod Fetești A2 Romania – integrare cu SCALA Romania (în viitorul apropiat)

Metode de Plată

  • Se pot folosi mai multe metode de plată pentru o tranzacție
    • O combinație între metodele de plată poate fi folosită pentru a finaliza o vânzare (Ex.: numerar și card bancar, numerar și tichete de masă, card bancar și tichete cadou, etc.)
  • Numerar (cu administrare rest)
  • Tichete de Masă și Cadou
  • Carduri de Flotă (integrat cu Sistemul de Administrare Carduri Flote – CMS)
  • Carduri bancare
    • În funcție de terminalul oferit de banca și de protocoalele suportate de acesta, poate fi implementat un mod de lucru integrat / automat
  • Cecuri
  • Consum Intern
  • Posibilitate de integrare a procesului de vânzare cu sisteme de fidelizare (necesită personalizare)

Promoții și Reduceri

Pot fi definite multiple tipuri de promoții și discount-uri: discount valoric per produs, discount procentual per produs, preț fix pentru produs, produs gratuit, happy hours, pachete și combinații dintre toate acestea.

Fidelizare

Cardurile de fidelizare sunt recunoscute automat de sistem la orice pas al procesului de vânzare și sunt salvate pe acea vânzare putând fi procesate ulterior de Sistemul Central de Fidelizare.

Servire Rapidă Restaurant

Modulul de Servire Rapidă Restaurant permite operatorilor sa administreze cu ușurință comenzile și vânzările din zonele de restaurant sau cafenea ale Stației de Carburant. Pot fi adăugate comenzi de produse restaurant pe diverse mese la orice moment din timp, se pot imprima note de plată, se pot transfera produsele între mese, iar in cele din urmă se poate transforma comanda într-o vânzare, adăugând daca se dorește și carburant sau produse din magazin, după care se emite bonul fiscal.

Funcționalitățile principale ale modulului de Restaurant sunt:

  • Pot fi definite multiple zone (Ex.: Bar, Salon, Terasă, etc.)
  • Mesele pot fi adăugate pentru fiecare zonă și pot fi aranjate folosind o interfață vizuală (drag and drop)
  • Posibilitatea de a adăuga rapid produse de restaurant folosind un buton de masă virtuală
  • Pentru fiecare masă se poate deschide o comandă și se pot adăuga noi article oricând comandă clientul
  • Pentru fiecare articol ospătarii pot specifica instrucțiuni de producție (ex.: cu gheață, bine făcut, fără sare, etc.)
  • Articolele de restaurant pot fi produse standard sau articole rețetă cu producție la vânzare sau cu preproducție. Sistemul permite de asemenea opțiunea de rețetă în rețetă.
  • Pentru căutarea facilă a produselor, articolele pot fi aranjate într-un arbore Categorie – Subcategorie și se pot adăuga imagini pentru fiecare produs
  • Este permis transferul între mese, putându-se transfera doar anumite articole sau toate articolele. Această funcție permite și plata împărțită între clienți
  • Pot fi definite imprimante de secție (ex.: Bar, Bucătarie, etc.), astfel încât comanda de producție este trimisă direct către secția potrivită împreună cu instrucțiunile de producție introduse de osătar
  • Pentru orice comandă se poate imprima o Notă de Plată
  • Toate articolele comandate pot fi plătite in ecranul general de vânzări al POSului, folosind aceeași interfață ca pentru orice alt produs
  • Se pot plăti împreună articole de tip Carburant, Magazin sau Restaurant pe aceeași vânzare

Funcții Speciale

  • Operațiuni fiscale
    • Emitere raport Z
    • Emitere raport X
    • Emitere raport periodic – simplu sau detaliat
    • Emitere raport tehnic
  • Deschidere Sertar Bani
  • Imprimare copie bon pentru o vânzare anterioară
  • Retur de articol
  • Vânzări negative
  • Depozitare numerar în seif – Safe Drops
  • Ieșiri și intrări de numerar
  • Reconciliere numerar casă (numerar declarat inițial/final, deschidere/suspendare/închidere schimb)
  • Conectare și deconectare utilizator, blocare Casă
  • Suportă multiple limbi (ex.: română, engleză, ungară, etc.)
  • Proces ușor de folosit pentru emitere de facturi pentru vânzările efectuate. Căutarea vânzărilor se face prin scanarea codului de bare al bonului fiscal, sistemul permițând adăugarea de mai multe bonuri pe o singură factură. De asemenea aplicația permite căutarea online a informațiilor despre o firmă, acolo unde serviciul este disponibil.
  • Alerte pentru evenimentele din curtea stației ce pot afecta vânzările (TLS Alarma Apă, TLS Alarmă Stoc Scăzut)
  • Alerte pentru schimbările programate de prețuri ale carburanților
  • Alerte vizuale pentru alimentările cu carburant nefinalizate într-o anumită perioadă de timp
  • Rapoarte și stare rezervoare – informațiile citite din nivelmetrul electronic
  • Poate fi acordat la nivel de casier dreptul de a efectua anumite operațiuni (ex.: închidere de zi, etc.)
  • Suportă multiple teme vizuale
  • Pregătit pentru plăți contactless (RFID/NFC)

Integrare cu Sisteme Control Stație

Aplicația POS lucrează împreună cu controllerul de stație DOMS PSS 5000 sau împreună cu controllerul software de stație PetroSol FCC. Aceasta îi permite sa se conecteze la o gamă variată de dispozitive precum pompe de carburant, pompe de GPL, nivelmetre electronice, totemuri de preț, etc. folosind mecanismele și interfețele implementate în controllerul PSS 5000 sau in PetroSol FCC, ceea ce permite clientului o foarte mare flexibilitate în alegerea echipamentelor din stație.

Integrare cu alte dispozitive

Prin modelul arhitectural standard al aplicației fiecare dispozitiv este conectat la sistem printr-un nivel de abstractizare, astfel fiind posibilă integrarea facilă cu diverse protocoale de comunicare ale dispozitivelor. Există integrări cu cititoarele de coduri de bare, câteva terminale de card bancar, terminal de carduri de flote PetroSol, etc.

BOS – Sistemul de management (Back Office)

Sistemul de management (Back Office) este aplicația de bază ce controlează stația și care de asemenea îi ajută pe administratori să acceseze toate funcționalitățile necesare pentru a controla atât vânzările de carburant cât și pe cele de produse magazin sau servicii. Acest sistem este o colecție de module funcționale ce oferă controlul complet și posibilitatea de monitorizare a procesului de vânzare din stație. Fiecare modul și funcție pot fi accesate de operatorii stație doar în concordanță cu rolul alocat utilizatorului lor din aplicație, fiecare rol având posibilitatea de fi personalizat în detaliu.

Aplicația este dezvoltată folosind cele mai avansate tehnologii, limbaje de programare și paradigme disponibile la acest moment, oferind un sistem ce va ține pasul cu viitor și ce poate fi întreținut și extins cu ușurință.

Având o interfață utilizator web-based bazată pe standardul HTML5, aplicația BOS permite accesul facil din orice aplicație de internet browsing modernă, indiferent unde s-ar afla utilizatorul. În funcție de mărimea ecranului a dispozitivului folosit (PC de birou, Laptop, Tabletă sau Telefon Inteligent), aplicația se va redimensiona automat astfel încât sa poată fi folosită cu maximum de eficiență.

Administrare Catalog Produse și alte cataloage

Zona de Administrare Catalog Produse îi permite administratorului de stație să definească produsele de tip carburant, produsele de magazin sau serviciile.

Definirea produselor este primul pas necesar pentru a seta politica de prețuri, pentru a păstra controlul profitabilității și a stocului. Aplicația BOS permite atât configurarea locală a produselor cât și primirea configurației produselor dintr-un sistem centralizat de tip Retail Head Office atunci când este setată sa lucreze in conjuncție cu un asemenea sistem.

Fiecare articol poate fi personalizat prin setarea câtorva atribute ce permit activarea anumitor politici specifice fiecărui produs. Exemple de asemenea atribute sunt vânzarea cu stoc negativ, administrarea stocului sau regulile de comandă. Produse pot fi grupate într-un arbore de categorii marfă pentru a putea ușura raportarea și căutarea. Este de asemenea posibil să se configureze grupuri personalizate de produse pentru a ușura alte activități precum inventarierea.

  • Configurația produselor de tip Carburant
    • Carburanți
    • Rezervoare
    • Pompe și Pistoale
  • Administrarea produselor de magazin și a serviciilor
  • Coduri de bare multiple per articol
  • Administrare rețete
  • Matrice produse / furnizori (cu preț de achiziție)
  • Arborele de categorii marfă
  • Categorii de TVA și procente
  • Unități de măsură
  • Metode de plată
  • Schimbarea prețului de vânzare a produselor (cu generare etichete de raft)
  • Promoții
  • Zone restaurant
  • Mese restaurant – cu aranjare vizuală
  • Butoane acces rapid produse pentru POS

Administrarea Stocurilor

Sistemul de management (Back Office) oferă toate funcțiile necesare procesului de administrare a gestiunii de produse, de la monitorizare, comandă, recepție bunuri și până la inventariere și ajustare de stocuri, precum și împerechere comenzi cu facturi recepție furnizor.

  • Comandă produse magazin (cu export în format Excel)
  • Recepție produse magazin de la furnizori (cu generare documente legale)
  • Recepție carburanți de la furnizori (cu generare documente legale)
  • Retur la furnizor
  • Transfer la și de la o altă stație (cu generare documente legale)
  • Management furnizori (multipli furnizori per produs, logică de prioritate la comandă sau propunere de comandă)
  • Ajustare de stoc – casare, expirate
  • Factură din vânzări
  • Inventariere (cu generare de fișe ajutătoare și documente legale)
  • Stoc în timp real
  • Reconciliere inventar

Unde este necesar, sistemul poate fi configurat să integreze procesele de mai sus pe diverse modele coordonate de sistemul central Retail Head Office.

Raportare

Baza de Date stochează fiecare detaliu al vânzărilor precum și al altor operațiuni, evenimente sau mișcări de stoc. Acest volum imens de informații le este disponibil administratorilor stației sub forma unor diverse rapoarte.

Folosind aceste rapoarte, administratorul stației își poate face o idee clară asupra dezvoltării afacerii și poate lua cele mai potrivite decizii. Depinzând de raport, informațiile pot fi prezentate în diferite forme vizuale.

Sunt disponibile următoarele rapoarte principale, cu posibilitatea de export pentru fiecare:

  • Raport de Zi și de Schimb (cu detaliere pe diverse tipuri de agregare, reconciliere vânzări/pompe/rezervoare)
  • Raport detaliat de vânzări – periodic
  • Raport agregat de vânzări – periodic – după metoda de plată, tip produs, etc.
  • Raport pompe – contoare electronice
  • Raport pompe – detaliere tranzacții
  • Raport rezervoare – stocuri curente
  • Raport rezervoare – livrări detectate de nivelmetrul electronic
  • Raport de inventar carburant în rezervoare
  • Raport de istoric mișcări stocuri
  • Raport de Schimb Casier
  • Raport de profit și pierdere
  • Alte rapoarte personalizate la cererea clientului

Securitate

În aplicația BOS responsabilul de stație poate administra toate Rolurile de Securitate și Utilizatorii folosiți pentru a accesa atât Casele de Marcat cât și aplicația BOS.

Aplicația permite definirea a oricâte roluri și utilizatori sunt necesari, cu control complet asupra drepturilor de securitate oferite fiecărui utilizator final. Astfel, fiecare rol de securitate poate avea orice combinație de drepturi de securitate, iar un utilizator poate avea multiple roluri de securitate, așa cum solicită necesitățile de zi cu zi.

Pentru fiecare operațiune (ex.: Catalog Produse, Recepție Carburant, etc.) există drepturi de securitate care permit vizualizarea, crearea și modificarea sau validarea documentelor.

Toate modificările la partea de securitate sunt înregistrate și ținute în baza de date pentru o trasabilitate completă a operațiunilor executate de fiecare utilizator.

Configurare Stație

Acompaniind aplicația BOS veți regăsi aplicația Setări Stație. Cu ajutorul acestei aplicații, tehnicianul de service poate configura toate dispozitivele din curtea stației precum și alte opțiuni ale sistemului.

Cu ajutorul unui proces pas cu pas foarte ușor de folosit, tehnicianul poate configura Carburanții, Rezervoarele, Pompele și Pistoalele, nivelmetrul electronic, Totemul de Prețuri, poate defini Casele de Marcat și Terminalele de card aferente și poate seta diverșii parametri ai stației.

După setarea celor de mai sus, tehnicianul poate folosi aplicația pentru a verifica ce configurație are în acest moment Controllerul de Stație (DOMS PSS sau PetroSol FCC) și să-l actualizeze cu un singur click dacă e necesar, fără a fi nevoie sa repete munca și să seteze manual Controllerul de Stație.

FCC – Controller Stație

Aplicația Controller Stație este un controller software ce asigura comunicația dintre restul sistemului de retail (POS, BOS) și dispozitivele din curtea stației: pompe de carburant, nivelmetre electronice, etc.

Sistemul de control stație PetroSol oferă controlul necesar pentru a reduce costurile de implementare și instalare. Oferindu-vă vizibilitatea asupra dispozitivelor existente dintr-o singură unealtă, costurile de service sunt reduse și sunt mai puține puncte în care pot apărea probleme.

Această aplicație poate controla toate pompele ce au implementate module de comunicație pe interfață LON și protocol IFSF Dispenser Application, nivelmetre electronice cu comunicare seriala RS232 sau Ethernet și protocol VeederRoot, în funcție de necesitățile clienților putând fi implementate și alte dispozitive. Deoarece folosește protocoale de comunicație standard în industrie, le permite clienților flexibilitatea dorită în a alege orice pompe de carburant sau nivelmetre electronice doresc, de la orice producător.

Pentru comunicația cu pompele este suportat întregul set de comenzi IFSF, de la cele de configurare, la cele de comandă, transmitere prețuri și citire date tranzacții, inclusiv preluarea de date în timp real pentru o alimentare.

În cazul nivelmetrelor electronice, este suportată citirea de date standard, citirea de date extinse (ex.: densitate), citirea de livrări în rezervoare detectate de nivelmetru, precum și transmiterea de tranzacții prin pompă către nivelmetrele dotate cu funcții inteligente de reconciliere (BIR/HRM).

Comunicarea cu sistemul Back Office și cu Casele de Marcat se face prin intermediul interfeței Ethernet printr-un protocol de comunicație avansat.

Este implementată și o baza de date integrată aplicației Controller Stație ce permite stocarea unui buffer cu ultimele înregistrări preluate din toate dispozitivele conectate, eliminând astfel riscul de pierdere date.

Sistemul avansat de log permite înregistrarea diverselor mesaje între aplicație și dispozitivele conectate, făcând astfel foarte facilă depanarea eventualelor probleme de comunicație sau funcționare.

Aplicația FCC poate fi instalată pe un PC normal cu Windows, permițându-vă o flexibilitate crescută la proiectarea infrastructurii IT din stație. Pentru a optimiza costurile, atunci când cerințele nu sunt foarte mari, aplicația FCC poate fi instalată pe același calculator cu sistemul Back Office. Fiind un software FCC, poate fi instalat, menținut și actualizat atunci când noi funcționalități sunt disponibile. Este de asemenea foarte versatil, permițând lucrul cu orice număr de pompe, de la stații cu o singură pompă pana la stații cu 32 de pompe.

HOS – Sistemul Central de Management

Aplicația Sistem Central de Management este o unealtă eficientă pentru administrarea unei întregi rețele de stații distribuție carburanți. Aceasta oferă funcții individualizate pentru utilizatorii fiecărui departament, de la elemente de control, cel pot fi de exemplu folosite pentru transmiterea către rețeaua de stații a noilor produse ce vor fi puse în vânzare, a noilor furnizori recomandați și prețurilor de achiziție precum și a altor elemente din cataloagele de administrare. Sistemul oferă de asemenea un modul flexibil pentru administrarea prețului de vânzare atât pentru carburanți cât și pentru produsele de magazine sau servicii.

Un alt punct forte al sistemului este reprezentat de modulul de raportare ce oferă diverse rapoarte pentru marketing sau rapoarte statistice pentru departamentul de vânzări. În această zonă este posibil să vedeți informațiile agregat sau detaliat pentru vânzări, achiziții, reevaluări de preț, etc. Întregul sistem este proiectat ca o soluție deschisă pentru schimbul și partajarea informațiilor dintre HOS și alte sisteme ce funcționează la nivel central, în stațiile de carburant sau la parteneri și furnizori.

Aplicația este dezvoltată folosind cele mai avansate tehnologii, limbaje de programare și paradigme disponibile la acest moment, oferind un sistem ce va ține pasul cu viitor și ce poate fi întreținut și extins cu ușurință.

Având o interfață utilizator web-based bazată pe standardul HTML5, aplicația BOS permite accesul facil din orice aplicație de internet browsing modernă, indiferent unde s-ar afla utilizatorul. În funcție de mărimea ecranului a dispozitivului folosit (PC de birou, Laptop, Tabletă sau Telefon Inteligent), aplicația se va redimensiona automat astfel încât sa poată fi folosită cu maximum de eficiență.