Sistemul de management (Back Office) este aplicația de bază ce controlează stația și care de asemenea îi ajută pe administratori să acceseze toate funcționalitățile necesare pentru a controla atât vânzările de carburant cât și pe cele de produse magazin sau servicii. Acest sistem este o colecție de module funcționale ce oferă controlul complet și posibilitatea de monitorizare a procesului de vânzare din stație. Fiecare modul și funcție pot fi accesate de operatorii stație doar în concordanță cu rolul alocat utilizatorului lor din aplicație, fiecare rol având posibilitatea de fi personalizat în detaliu.
Aplicația este dezvoltată folosind cele mai avansate tehnologii, limbaje de programare și paradigme disponibile la acest moment, oferind un sistem ce va ține pasul cu viitor și ce poate fi întreținut și extins cu ușurință.
Având o interfață utilizator web-based bazată pe standardul HTML5, aplicația BOS permite accesul facil din orice aplicație de internet browsing modernă, indiferent unde s-ar afla utilizatorul. În funcție de mărimea ecranului a dispozitivului folosit (PC de birou, Laptop, Tabletă sau Telefon Inteligent), aplicația se va redimensiona automat astfel încât sa poată fi folosită cu maximum de eficiență.
Administrare Catalog Produse și alte cataloage
Zona de Administrare Catalog Produse îi permite administratorului de stație să definească produsele de tip carburant, produsele de magazin sau serviciile.
Definirea produselor este primul pas necesar pentru a seta politica de prețuri, pentru a păstra controlul profitabilității și a stocului. Aplicația BOS permite atât configurarea locală a produselor cât și primirea configurației produselor dintr-un sistem centralizat de tip Retail Head Office atunci când este setată sa lucreze in conjuncție cu un asemenea sistem.
Fiecare articol poate fi personalizat prin setarea câtorva atribute ce permit activarea anumitor politici specifice fiecărui produs. Exemple de asemenea atribute sunt vânzarea cu stoc negativ, administrarea stocului sau regulile de comandă. Produse pot fi grupate într-un arbore de categorii marfă pentru a putea ușura raportarea și căutarea. Este de asemenea posibil să se configureze grupuri personalizate de produse pentru a ușura alte activități precum inventarierea.
- Configurația produselor de tip Carburant
- Carburanți
- Rezervoare
- Pompe și Pistoale
- Administrarea produselor de magazin și a serviciilor
- Coduri de bare multiple per articol
- Administrare rețete
- Matrice produse / furnizori (cu preț de achiziție)
- Arborele de categorii marfă
- Categorii de TVA și procente
- Unități de măsură
- Mărci
- Unități de Producție
- Metode de plată
- Furnizori
- Schimbarea prețului de vânzare a produselor (cu generare etichete de raft)
- Promoții
- Zone restaurant
- Mese restaurant – cu aranjare vizuală
- Butoane acces rapid produse pentru POS
Administrarea Stocurilor
Sistemul de management (Back Office) oferă toate funcțiile necesare procesului de administrare a gestiunii de produse, de la monitorizare, comandă, recepție bunuri și până la inventariere și ajustare de stocuri, precum și împerechere comenzi cu facturi recepție furnizor.
- Comandă produse magazin (cu export în format Excel)
- Recepție produse magazin de la furnizori (cu generare documente legale)
- Recepție carburanți de la furnizori (cu generare documente legale)
- Retur la furnizor
- Transfer la și de la o altă stație (cu generare documente legale)
- Management furnizori (multipli furnizori per produs, logică de prioritate la comandă sau propunere de comandă)
- Ajustare de stoc – casare, expirate
- Producție – pentru articolele rețetă pre-produse (ex.: sandvișuri)
- Factură din vânzări
- Registru de Casă
- Inventariere (cu generare de fișe ajutătoare și documente legale)
- Stoc în timp real
- Reconciliere inventar
Unde este necesar, sistemul poate fi configurat să integreze procesele de mai sus pe diverse modele coordonate de sistemul central Retail Head Office.
Raportare
Baza de Date stochează fiecare detaliu al vânzărilor precum și al altor operațiuni, evenimente sau mișcări de stoc. Acest volum imens de informații le este disponibil administratorilor stației sub forma unor diverse rapoarte.
Folosind aceste rapoarte, administratorul stației își poate face o idee clară asupra dezvoltării afacerii și poate lua cele mai potrivite decizii. Depinzând de raport, informațiile pot fi prezentate în diferite forme vizuale.
Sunt disponibile următoarele rapoarte principale, cu posibilitatea de export pentru fiecare:
- Raport de Zi și de Schimb (cu detaliere pe diverse tipuri de agregare, reconciliere vânzări/pompe/rezervoare)
- Raport detaliat de vânzări – periodic
- Raport agregat de vânzări – periodic – după metoda de plată, tip produs, etc.
- Raport pompe – contoare electronice
- Raport pompe – detaliere tranzacții
- Raport rezervoare – stocuri curente
- Raport rezervoare – livrări detectate de nivelmetrul electronic
- Raport de inventar carburant în rezervoare
- Raport de istoric mișcări stocuri
- Raport de Schimb Casier
- Raport de profit și pierdere
- Alte rapoarte personalizate la cererea clientului
Securitate
În aplicația BOS responsabilul de stație poate administra toate Rolurile de Securitate și Utilizatorii folosiți pentru a accesa atât Casele de Marcat cât și aplicația BOS.
Aplicația permite definirea a oricâte roluri și utilizatori sunt necesari, cu control complet asupra drepturilor de securitate oferite fiecărui utilizator final. Astfel, fiecare rol de securitate poate avea orice combinație de drepturi de securitate, iar un utilizator poate avea multiple roluri de securitate, așa cum solicită necesitățile de zi cu zi.
Pentru fiecare operațiune (ex.: Catalog Produse, Recepție Carburant, etc.) există drepturi de securitate care permit vizualizarea, crearea și modificarea sau validarea documentelor.
Toate modificările la partea de securitate sunt înregistrate și ținute în baza de date pentru o trasabilitate completă a operațiunilor executate de fiecare utilizator.
Configurare Stație
Acompaniind aplicația BOS veți regăsi aplicația Setări Stație. Cu ajutorul acestei aplicații, tehnicianul de service poate configura toate dispozitivele din curtea stației precum și alte opțiuni ale sistemului.
Cu ajutorul unui proces pas cu pas foarte ușor de folosit, tehnicianul poate configura Carburanții, Rezervoarele, Pompele și Pistoalele, nivelmetrul electronic, Totemul de Prețuri, poate defini Casele de Marcat și Terminalele de card aferente și poate seta diverșii parametri ai stației. După setarea celor de mai sus, tehnicianul poate folosi aplicația pentru a verifica ce configurație are în acest moment Controllerul de Stație (DOMS PSS sau PetroSol FCC) și să-l actualizeze cu un singur click dacă e necesar, fără a fi nevoie sa repete munca și să seteze manual Controllerul de Stație.